Στη δημοπράτηση οδηγείται το μεγαλύτερο έργο ψηφιοποίησης που έχει μέχρι σήμερα σχεδιαστεί σε επίπεδο Περιφερειών στη χώρα, με στόχο να αλλάξει ριζικά τον τρόπο λειτουργίας των υπηρεσιών της Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου και, κυρίως, την καθημερινή εξυπηρέτηση των πολιτών στα νησιά.
Η δημοπράτηση του έργου αναμένεται να εγκριθεί σήμερα Παρασκευή, από την Περιφερειακή Επιτροπή, με τον Αντιπεριφερειάρχη Ψηφιακής Ανάπτυξης Χαράλαμπο Ναβροζίδη να δηλώνει στην εκπομπή «Πρωινό Xpress» της Ρένας Παυλάκη ότι πρόκειται για το αποτέλεσμα πολυετούς και ιδιαίτερα απαιτητικής προετοιμασίας.
«Ήρθε η ώρα να δημοπρατήσουμε το μεγαλύτερο έργο ψηφιοποίησης σε επίπεδο Περιφερειών σε όλη τη χώρα. Είμαστε πολύ χαρούμενοι και πολύ περήφανοι, γιατί υπάρχει πολύ σκληρή δουλειά πίσω από όλο αυτό», ανέφερε.
Ο συνολικός προϋπολογισμός του έργου ανέρχεται στα 12,4 εκατ. ευρώ και καλύπτεται από δύο βασικές πηγές χρηματοδότησης, την Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων και το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων.
Ο κ. Ναβροζίδης απέδωσε ιδιαίτερη σημασία στην πρωτοβουλία και στις ενέργειες του Περιφερειάρχη Νοτίου Αιγαίου για την εξασφάλιση των χρηματοδοτήσεων, αλλά και στη συμβολή των υπηρεσιακών στελεχών που εργάστηκαν για την προετοιμασία της διακήρυξης.
Το τεύχος της διακήρυξης αριθμεί περίπου 180 σελίδες, γεγονός ενδεικτικό της πολυπλοκότητας και των αυξημένων τεχνικών και νομικών απαιτήσεων του έργου.
«Έχει δημιουργηθεί ένα τεύχος διακήρυξης περίπου 180 σελίδων, το οποίο περιλαμβάνει όλα όσα πρέπει να γίνουν με πολύ μεγάλη προσοχή και πολύ μεγάλη στόχευση, γιατί το αντικείμενο από μόνο του είναι δύσκολο», σημείωσε.
Από τις αποθήκες και τα κοντέινερ σε ένα ψηφιακό σύστημα
Ένα από τα σημαντικότερα σκέλη του έργου αφορά την ψηφιοποίηση περίπου 12 εκατομμυρίων σελίδων από τα αρχεία των υπηρεσιών της Περιφέρειας.
Πρόκειται για έναν τεράστιο όγκο φυσικού αρχείου, ο οποίος σήμερα βρίσκεται σε αποθήκες, γραφεία και κοντέινερ και θα ενταχθεί σε ένα ενιαίο, ολοκληρωμένο ψηφιακό σύστημα.
«Έχουμε την ψηφιοποίηση 12 εκατομμυρίων σελίδων, οι οποίες φεύγουν πλέον από τις αποθήκες και από τα κοντέινερ και μπαίνουν σε ένα ολοκληρωμένο ψηφιακό σύστημα», δήλωσε ο Αντιπεριφερειάρχης.
Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας, οι υπάλληλοι θα μπορούν να αναζητούν άμεσα τους φακέλους και τα στοιχεία κάθε υπόθεσης, περιορίζοντας σημαντικά τον χρόνο αναμονής για τους πολίτες.
Παράλληλα, όπου το επιτρέπει η νομοθεσία, θα είναι δυνατή η καταστροφή του φυσικού αρχείου, ώστε να απελευθερωθούν χώροι που σήμερα χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση εγγράφων και θα μπορούν στο εξής να αξιοποιηθούν ως γραφεία ή για άλλες λειτουργικές ανάγκες.
Το έργο δεν αφορά μόνο τις κεντρικές υπηρεσίες σε Ρόδο και Σύρο, αλλά το σύνολο των υπηρεσιών και των Επαρχείων της Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου.
«Αφορά και τα Επαρχεία. Παντού έρχεται να δώσει κάτι νέο το έργο αυτό», τόνισε ο κ. Ναβροζίδης.
Σχεδόν όλες οι υπηρεσίες ψηφιακά
Το δεύτερο μεγάλο σκέλος του έργου αφορά τη δημιουργία 130 νέων ψηφιακών αιτημάτων, τα οποία θα προστεθούν στις 250 ηλεκτρονικές υπηρεσίες που αναμένεται να προσφέρει η κεντρική πλατφόρμα «perifereia.gov» του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
Με την προσθήκη των νέων υπηρεσιών, σχεδόν το σύνολο των αιτημάτων που υποβάλλονται σε μία Περιφέρεια θα μπορεί να διεκπεραιώνεται ηλεκτρονικά.
«Θα έχουμε τα 250 αιτήματα του perifereia.gov και τα 130 που θα ψηφιοποιήσουμε εμείς. Έτσι, σχεδόν όλα τα αιτήματα που μπορούν να εξυπηρετηθούν από μια Περιφέρεια θα εξυπηρετούνται ψηφιακά», εξήγησε.
Βασικός στόχος είναι να περιοριστούν δραστικά, ακόμη και να μηδενιστούν όπου είναι δυνατόν, οι μετακινήσεις των κατοίκων των νησιών για τη διεκπεραίωση διοικητικών υποθέσεων.
Η συγκεκριμένη διάσταση ήταν και εκείνη που, σύμφωνα με τον Αντιπεριφερειάρχη, προκάλεσε το ιδιαίτερο ενδιαφέρον των στελεχών της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων κατά την αξιολόγηση του έργου.
«Είχαν μείνει πραγματικά εμβρόντητοι. Μας είπαν ότι μέχρι τώρα είχαν συνηθίσει να τους ζητούν χρήματα για άλλου είδους έργα και ότι ήταν η πρώτη φορά που τους ζητούσαν χρηματοδότηση για ψηφιακό μετασχηματισμό», ανέφερε.
Η μείωση των αναγκαστικών μετακινήσεων αξιολογήθηκε επίσης ως παρέμβαση με θετικό περιβαλλοντικό αποτύπωμα, καθώς περιορίζει τις μεταφορές πολιτών και εγγράφων μεταξύ των νησιών.
Ο κ. Ναβροζίδης χρησιμοποίησε ως χαρακτηριστικό παράδειγμα την περίπτωση ενός κατοίκου του Καστελλορίζου που αναγκάζεται να ταξιδεύσει στη Ρόδο μόνο και μόνο για να υποβάλει ή να παραλάβει ένα έγγραφο.
«Δεν είναι λίγες οι φορές που φεύγει ένας συμπολίτης μας από το Καστελλόριζο για να έρθει στη Ρόδο να διεκπεραιώσει ένα αίτημα. Καταλαβαίνετε πόσο σημαντικό είναι για τους νησιώτες μας να μη χρειάζεται να μετακινηθούν», υπογράμμισε.
Lockers σε 23 κτίρια της Περιφέρειας
Ακόμη και στις περιπτώσεις κατά τις οποίες είναι υποχρεωτική η παραλαβή ενός εγγράφου σε φυσική μορφή, ο σχεδιασμός προβλέπει τη λειτουργία ειδικών θυρίδων παραλαβής, των γνωστών lockers.
Οι θυρίδες θα εγκατασταθούν σε 23 κτίρια της Περιφέρειας και θα είναι προσβάσιμες όλο το εικοσιτετράωρο.
Ο πολίτης θα ενημερώνεται με email ή SMS και, χρησιμοποιώντας έναν προσωπικό κωδικό, θα μπορεί να παραλαμβάνει το έγγραφό του οποιαδήποτε ώρα της ημέρας, χωρίς να εξαρτάται από το ωράριο των υπηρεσιών.
«Ο πολίτης θα μπορεί να παραλάβει 24 ώρες το 24ωρο το φυσικό αρχείο, χωρίς να έχει το άγχος αν φεύγει το πλοίο ή αν έχει κίνηση ο δρόμος στη Ρόδο ή στην Κω», επισήμανε ο Αντιπεριφερειάρχης.
Όπως είπε, πρόκειται για «μια ολιστική προσέγγιση που έχει να κάνει ξεκάθαρα με την εξυπηρέτηση του πολίτη».
Αναβάθμιση δικτύων και συστημάτων ασφαλείας
Το έργο συμπληρώνεται από ένα τρίτο σκέλος, το οποίο αφορά την αναβάθμιση του λογισμικού, των καλωδιώσεων, των πληροφοριακών υποδομών και των δικτύων ασφαλείας της Περιφέρειας.
Οι παρεμβάσεις αυτές θεωρούνται απαραίτητες ώστε τα νέα ψηφιακά συστήματα να μπορούν να λειτουργούν με ασφάλεια, αξιοπιστία και ταχύτητα, υποστηρίζοντας τον αυξημένο όγκο ηλεκτρονικών υπηρεσιών και ψηφιοποιημένων δεδομένων.
Ο κ. Ναβροζίδης εκτίμησε ότι, με την ολοκλήρωση του έργου, η Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου θα έχει τον μεγαλύτερο αριθμό ψηφιοποιημένων υπηρεσιών στη χώρα.
«Σε τρία χρόνια από τώρα θα μπορούμε να καυχιόμαστε ότι είμαστε η πιο ψηφιακή Περιφέρεια», δήλωσε χαρακτηριστικά.
Παράλληλα, ευχαρίστησε τα τουλάχιστον οκτώ υπηρεσιακά στελέχη που εργάστηκαν συστηματικά πάνω στο τεύχος διακήρυξης, μελετώντας τη νομοθεσία και διαμορφώνοντας τις τεχνικές προδιαγραφές ενός αντικειμένου που εξελίσσεται διαρκώς.
«Η πληροφορική έχει πάρα πολλά κλαδιά και δεν είναι εύκολο αντικείμενο», παρατήρησε.
Δύο χρόνια υλοποίηση και ένας χρόνος συντήρηση
Η βασική υλοποίηση του έργου θα πρέπει να ολοκληρωθεί μέσα σε δύο χρόνια, ενώ για ακόμη έναν χρόνο ο ανάδοχος θα έχει την ευθύνη συντήρησης και διασφάλισης της καλής λειτουργίας του συστήματος.
Κατά το πρώτο εξάμηνο θα εκπονηθεί η απαιτούμενη μελέτη και θα γίνει η προετοιμασία των συστημάτων. Στο δεύτερο εξάμηνο θα ξεκινήσει η ψηφιοποίηση του αρχείου, με στόχο να έχει ολοκληρωθεί περίπου το 50% της διαδικασίας.
Κατά τον δεύτερο χρόνο προβλέπεται να ολοκληρωθεί η ψηφιοποίηση και να παραδοθούν τα πληροφοριακά συστήματα, ενώ ο τρίτος χρόνος θα λειτουργήσει ως περίοδος εγγυημένης λειτουργίας και στενής τεχνικής παρακολούθησης.
Όπως ανέφερε χαρακτηριστικά ο κ. Ναβροζίδης, ο στόχος είναι το σύστημα να λειτουργεί χωρίς προβλήματα και «να μη βγάζει error».
Το έργο του ψηφιακού μετασχηματισμού φιλοδοξεί να αντιμετωπίσει στην πράξη μία από τις σημαντικότερες συνέπειες της νησιωτικότητας: την ανάγκη των πολιτών να διανύουν μεγάλες αποστάσεις και να μετακινούνται ακτοπλοϊκώς ή αεροπορικώς ακόμη και για μια απλή διοικητική διαδικασία.
Με την ψηφιοποίηση του αρχείου, την ηλεκτρονική υποβολή σχεδόν του συνόλου των αιτημάτων και την παραλαβή εγγράφων μέσω θυρίδων, η Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου επιδιώκει να μεταφέρει τις υπηρεσίες της πιο κοντά στον πολίτη, ανεξάρτητα από το νησί στο οποίο κατοικεί.
Συνοπτική Περιγραφή φυσικού και οικονομικού αντικειμένου της σύμβασης
Αντικείμενο της παρούσας σύμβασης είναι η ανάπτυξη ενός πληροφοριακού συστήματος το οποίο θα έχει
ως πρωταρχικό στόχο την ψηφιοποίηση μιας σειράς ειδικών διαδικασιών των Διευθύνσεων της ΠΝΑ που
οδηγούν άμεσα ή έμμεσα στην έκδοση αντίστοιχων πιστοποιητικών, διοικητικών πράξεων ή βεβαιώσεων
και αποτελούν αντικείμενο της συνδιαλλαγής των Υπηρεσιών της ΠΝΑ με τους πολίτες και τις επιχειρήσεις
και η παροχή τους με ψηφιακό μέσο. Η ψηφιοποίηση αυτή θα πραγματοποιηθεί μέσω της
παραμετροποίησης των ειδικών αυτών υπηρεσιών που προκύπτουν για την ΠΝΑ μέσα από ειδική
πλατφόρμα που θα υποδείξει η Αναθέτουσα Αρχή. Μέρος των διαδικασιών δύναται να αφορούν
ενδιάμεσο στάδιο μιας συνολικής διαδικασίας έκδοσης ενός πιστοποιητικού/βεβαίωσης ή μιας
διοικητικής πράξης, ενώ άλλες μπορεί να αφορούν από την υποβολή έως την έκδοση (end‐to‐end) του
πιστοποιητικού με πλήρως ψηφιακή διαδικασία.
Επίσης στο πλαίσιο της παρούσας σύμβασης θα ψηφιοποιηθεί το μεγαλύτερο μέρος του φυσικού αρχείου
των Αδειών επαγγελματικών λεωφορείων‐φορτηγών‐ταξί Δημοσίας Χρήσης, των Αδειών άσκησης
επαγγέλματος, των Ειδικών Αδειών ταξί, των Καρτών ΑΟΜ και των Φακέλων των πρατηρίων καυσίμων και
θα δημιουργηθεί ψηφιακή πλατφόρμα για την ασφαλή αποθήκευση, αρχειοθέτηση και διαχείριση του
ψηφιοποιημένου αρχείου, καθώς επίσης και μέρος του φυσικού αρχείου των υπολοίπων διευθύνσεων της
ΠΝΑ με βάση τη μελέτη εφαρμογής που θα εκπονηθεί. Η ψηφιοποίηση του αρχείου ανέρχεται κατ’
εκτίμηση σε ένα σύνολο 11.990.000 σελίδων μεγέθους Α4‐Α5.
Το εν λόγω σύστημα θα αποτελεί μια ολοκληρωμένη λύση ηλεκτρονικής διακυβέρνησης που σκοπό έχει
να ενισχύσει τη διοικητική ικανότητα της ΠΝΑ προκειμένου να προσφέρει σε πολίτες και επιχειρήσεις
δυνατότητες ηλεκτρονικής υποβολής αιτήσεων ως μέρος διαδικασιών και αντίστοιχα παραλαβής
πιστοποιητικών και υπηρεσιών χωρίς να απαιτείται η φυσική τους παρουσία.
Το αντικείμενο του έργου περιλαμβάνει την παραμετροποίηση 130 ειδικών ψηφιακών διαδικασιών και
την παροχή αντίστοιχων πιστοποιητικών, βεβαιώσεων και διοικητικών πράξεων προς τους πολίτες και τις
επιχειρήσεις με ψηφιακό μέσο.
Θα δοθεί προτεραιότητα στην ψηφιοποίηση των διαδικασιών των παρακάτω Διευθύνσεων της ΠΝΑ:
Γενική Διεύθυνση Μεταφορών& Διασυνδέσεων
Γενική Διεύθυνση Παραγωγικών Τομέων
Γενική Διεύθυνση Δημόσιας Υγείας & Κοινωνικής Συνοχής
Γενική Διεύθυνση Υποδομών
Σημειώνεται ότι η Σύμβαση αυτή ακολουθεί την πρόσφατη απόφαση του Υπουργού Ψηφιακής
Διακυβέρνησης με θέμα «Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων μεταξύ των
φορέων του δημόσιου τομέα και πολιτών και επιχειρήσεων» που πλέον ανοίγει το δρόμο για την
ολοκληρωμένη ηλεκτρονική συναλλαγή των πολιτών και επιχειρήσεων με τους δημόσιους φορείς και
υπηρεσίες, γεγονός που αποτελεί πλέον εθνική στόχευση.
Για την κάλυψη των αναγκών διαχείρισης του ψηφιακού αρχείου θα χρησιμοποιηθεί web εφαρμογή, η
οποία θα διαχειρίζεται ψηφιακά έγγραφα και εικόνες που εισάγονται στο σύστημα και θα προσφέρει τις
κατάλληλες μεθόδους επεξεργασίας και τεκμηρίωσης του ψηφιακού υλικού, βελτιώνοντας τη διαδικασία
αναζήτησης, δημιουργίας και προσθήκης αντίστοιχων μεταδεδομένων.
Το εν λόγω σύστημα θα πρέπει να εγκατασταθεί και να λειτουργεί σε υποδομή που θα προσφέρει ο
Ανάδοχος και θα εγκατασταθεί σε σημεία που θα υποδείξει η Αναθέτουσα Αρχή. Η λειτουργικότητα του
παρεχόμενου συστήματος θα περιλαμβάνει την ασφαλή αποθήκευση, αρχειοθέτηση και ταξινόμηση των
ψηφιοποιημένων εγγράφων και σχεδίων, τη γρήγορη και εύχρηστη αναζήτηση των εγγράφων και
δεδομένων των φακέλων και τη δυνατότητα προσθήκης και ενημέρωσης εγγράφων και δεδομένων, τη
διαχείριση των εγγράφων.
Η διαχείριση του συστήματος θα πραγματοποιείται μόνο από πιστοποιημένους χρήστες. Η πιστοποίηση
των χρηστών θα πραγματοποιείται με τη χρήση κωδικών ασφαλείας.
